大數據時代最具前瞻性的文件管理服務
「我們是一家有兩千名員工的保險公司，每個月花在影印、列印、掃描文件上的費用高得嚇人，希望能有效控制成本。更重要的是，我們擔心公司最重要的資產：客戶資料，會因為反覆的文書處理而外流……」
簡化複雜的文件處理程序
這是一家知名美商企業高階主管長期擔憂的問題，公司一直想要簡化複雜的文件處理程序，降低居高不下的IT部門人力與花費，卻始終不得要領，直到他們發現了京瓷提供的文件管理服務（Managed Document Services，MDS）。
一開始，他們對這套號稱能「全方位解決文件取得、歸檔工作流程、資訊安全，並降低文件處理對環境影響性」的服務系統，仍有些半信半疑，但當京瓷諮詢團隊實地考察企業狀況，並在最短時間內開發出一項認證方案，讓員工處理文件時都須憑晶片卡認證，並即時將處理記錄上傳雲端儲存；每個人處理幾份文件、接觸過哪些客戶資訊皆一目了然，同時解決棘手的文書處理成本，以及資安問題。這家企業才相信：「原來京瓷文件管理可以這麼有效率」。
成本降低約30%
「使用文件管理服務的客戶，最高可降低約30％的文件輸出成本、減少等待時間，更降低IT人員在設備管理上的工作負擔。」談起這項服務方案，京瓷辦公信息系統亞洲有限公司企業策劃總監梅偉光謙遜地說。
因應「大數據時代」，企業只要能在最短的時間內擷取、管理、分析巨量訊息，並且靈活運用，就能在激烈的商業競爭當中佔得先機。針對持續快速成長的資訊流量，尋找一套優化文件處理流程的管理服務系統，有效節省文件處理的時間與成本，這也是提昇企業競爭力的重要課題。
梅偉光表示，MDS就是一套全面性考量的解決方案，是京瓷在產業裡長期實踐後，總結出的服務流程及理念，其中包含評估、設計、執行、優化與管理等五大程序。MDS著眼的不只是傳統文件輸出硬體更換，更為了因應全球經濟型態改變，研發出具經濟效益的應用軟體與ECOSYS技術，一方面提升環保永續性，同時也使用數據化管理為有意提昇競爭力的企業，提供最合適的選項。
量身訂做的解決方案
京瓷MDS與其他品牌文件管理服務最大的不同在於，每一套MDS服務都是從諮詢與評估開始。專業人員會透過深度訪談，以科學方式揭露企業在文件管理上的潛在漏洞，並提供最適當的解決方案；後續更有追蹤評估系統，持續優化服務，「MDS就像是量身訂做西裝一樣，每一套系統都是最精確合適的方案。」梅偉光說。
梅偉光表示，審視文件成本漏洞就像身體健康檢查，只要是重視專業技術與成本的企業都應主動診查。但正如同健康檢查需要專業人士協助，若企業持續有文件輸出成本過高、過多文件沒人處理的狀況，即可主動洽詢MDS團隊，尋求全方位、零漏洞的管理服務。
[推到 Facebook]